Instrukcja wypełniania Bill of Lading krok po kroku

Pole Shipper i Consignee – kto wysyła, a kto płaci

W polu Shipper zawsze wpisujemy pełną nazwę i adres firmy, która wysyła towar, na przykład Twojego dostawcy z Szanghaju. Ważne jest, aby dane były identyczne jak na fakturze handlowej. Widzieliśmy przypadki, gdzie brak jednej litery w nazwie ulicy wstrzymał zwolnienie towaru o 4 dni robocze. W listopadzie 2023 roku jeden z naszych klientów z Pruszkowa musiał zapłacić 2400 PLN dodatkowych opłat portowych tylko dlatego, że jego chiński partner pomylił kod pocztowy w polu nadawcy. My w Tynaut sprawdzamy te dane dwa razy, zanim statek w ogóle wypłynie z portu początkowego.

Pole Consignee to dane odbiorcy, czyli najczęściej Twojej firmy. Jeśli sprowadzasz towar na kredyt bankowy, często w tym miejscu wpisuje się nazwę banku z dopiskiem 'to order'. To kluczowe zabezpieczenie finansowe. Pamiętaj, że osoba lub firma wpisana w tym miejscu ma prawo do dysponowania ładunkiem. W zeszłym kwartale obsłużyliśmy 142 takie dokumenty i w 23 przypadkach musieliśmy prosić o poprawki jeszcze przed załadunkiem. Poprawny NIP i pełna nazwa firmy to absolutna podstawa, której nie można pominąć, jeśli chcesz uniknąć problemów przy odprawie w Gdyni.

Błąd w nazwie ulicy na konosamencie potrafi wstrzymać kontener w porcie na 4 dni i kosztować tysiące złotych.

Notify Party – kto dostanie sygnał o statku

Pole Notify Party informuje przewoźnika, kogo ma powiadomić, gdy statek zbliży się do portu przeznaczenia. Zazwyczaj wpisuje się tutaj dane agenta celnego lub spedytora. W Tynaut standardowo prosimy klientów o wpisanie naszych danych kontaktowych z biura przy al. Solidarności 117. Dzięki temu informacja o tym, że kontener wpłynie do Gdańska za 3 dni, trafia bezpośrednio do nas. Pozwala to na przygotowanie dokumentacji celnej z wyprzedzeniem, co skraca czas postoju na terminalu o około 32 godziny w porównaniu do firm, które czekają na papierowe awiza.

Nie zostawiaj tego pola pustego ani nie wpisuj tam ogólnego adresu e-mail typu biuro czy kontakt. Najlepiej podać bezpośredni numer telefonu do osoby odpowiedzialnej za logistykę. W marcu 2024 roku uratowaliśmy transport 47 palet z elektroniką, bo dzięki poprawnym danym w Notify Party wyłapaliśmy błąd w numerze kontenera na 48 godzin przed jego rozładunkiem. Takie detale decydują o tym, czy towar trafi do Twojego magazynu na czas, czy utknie w biurokratycznej machinie portowej.

Opis towaru i parametry wagowe

W sekcji Description of Goods musisz być precyzyjny, ale bez lania wody. Nie wystarczy napisać 'części'. Jeśli wieziesz 83 skrzynie z zaworami stalowymi, napisz to dokładnie. Każda rozbieżność między tym, co jest w Bill of Lading, a tym, co znajdzie się w zgłoszeniu celnym, to pewna kontrola fizyczna kontenera. Taka rewizja kosztuje od 800 PLN w górę i wydłuża proces o minimum 2 dni. W Tynaut porównujemy opis z konosamentu z listą pakową (Packing List) co do jednego kilograma, bo wiemy, że celnicy w porcie nie wybaczają pomyłek.

Waga brutto (Gross Weight) i objętość (Measurement) to dane, które muszą się zgadzać z faktycznym stanem ładunku. Jeśli na dokumencie widnieje 4700 kg, a waga portowa wykaże 4850 kg, masz problem. Takie różnice często wynikają z wagi samych palet, o których eksporterzy zapominają. Nasza rada jest prosta: zawsze doliczaj wagę opakowania zbiorczego. W lutym 2024 roku pomogliśmy firmie z Łodzi skorygować wagę na konosamencie w trakcie rejsu, co pozwoliło uniknąć kary za przeładowanie osi przy transporcie drogowym z portu do magazynu.

Celnicy w porcie nie wybaczają pomyłek. Opis towaru musi zgadzać się z listą pakową co do kilograma.

Rodzaje konosamentów – co wybrać?

Masz dwie główne drogi: oryginały papierowe (3 sztuki) albo Telex Release. Oryginały są bezpieczniejsze przy transakcjach z nowymi partnerami, bo dopóki ich nie wyślesz kurierem do odbiorcy, on nie może podjąć towaru. Jednak wysyłka dokumentów z Chin do Polski trwa około 4-6 dni i kosztuje parę stówek. Jeśli współpracujesz z zaufanym dostawcą, lepiej wybrać Telex Release. To elektroniczne zwolnienie towaru, które w naszym systemie odnotowujemy w ciągu 3.5 godziny od otrzymania potwierdzenia od armatora. To najszybszy sposób na uniknięcie opłat za składowanie kontenera.

Istnieje też Sea Waybill, który jest jeszcze prostszy, bo nie wymaga żadnych zwolnień – towar jest wydawany od razu wskazanej firmie. To rozwiązanie stosujemy dla naszych stałych klientów, którzy mają własne fabryki za granicą lub pracują na pełnym zaufaniu. Wybór zależy od Twojej sytuacji finansowej i tego, jak szybko potrzebujesz towaru na półce. W zeszłym roku 67% naszych zleceń morskich opierało się na Telex Release, co pozwoliło zaoszczędzić klientom łącznie około 42 000 PLN na samych kosztach kurierów międzynarodowych.

Port załadunku i przeznaczenia – sprawdź trasę

W polach Port of Loading i Port of Discharge wpisuje się porty, między którymi płynie statek. Często jednak towar jest przeładowywany w dużych portach jak Hamburg czy Rotterdam (tzw. transshipment). Ważne, aby na Bill of Lading widniał port docelowy w Polsce, jeśli chcesz, żebyśmy mogli dokonać odprawy fiskalnej w procedurze 33. Pozwala to na odroczenie płatności podatku VAT, co znacząco poprawia płynność finansową małej firmy. W 2023 roku pomogliśmy 34 nowym importerom ustawić dokumentację tak, by nie musieli zamrażać gotówki na cle już w momencie wpływu statku do portu.

Zwróć uwagę na pole Place of Delivery. Jeśli widnieje tam Twój magazyn, oznacza to, że przewoźnik odpowiada za transport aż pod Twoje drzwi. My w Tynaut zalecamy jednak, by kończyć transport morski w porcie, a dowiezienie kontenera do firmy zlecić nam. Dlaczego? Bo my sprawdzamy wolne terminy u lokalnych przewoźników i unikamy sytuacji, w której kontener stoi na ciężarówce 3 dni pod Twoją bramą, generując koszty postojowe. Nasz czas reakcji na podstawienie auta to zazwyczaj 24-48 godzin od momentu zwolnienia celnego towaru.

Podsumowanie i ostatnia kontrola

Zanim zatwierdzisz draft konosamentu u swojego dostawcy, wyślij go nam do weryfikacji. Sprawdzamy dokumenty dwa razy, bo wiemy, że po wypłynięciu statku poprawki są trudne i drogie – armatorzy liczą sobie za to od 45 do 120 USD za każdą zmianę. W Tynaut taką weryfikację robimy w ramach standardowej obsługi, zazwyczaj w ciągu 3-6 godzin roboczych. To mały krok, który daje pewność, że cło zostanie załatwione od ręki, a towar wyjedzie z portu bez zbędnych przestojów i kar.

Pamiętaj, Bill of Lading to nie tylko instrukcja dla kapitana statku. To Twoja polisa ubezpieczeniowa i dowód własności. Traktuj ten dokument z należytą uwagą, a jeśli masz wątpliwość co do jakiegoś skrótu – dzwoń do nas na numer +48 22 828 33 55. Od 2015 roku pomagamy polskim firmom ogarniać morski fracht bez zbędnej teorii, skupiając się na tym, by kontenery docierały na czas i zgodnie z budżetem. Spedycja morska to gra detali, a my w Tynaut te detale mamy opanowane do perfekcji.