4 powody, dla których port w Gdyni odrzuca Twoje dokumenty
Postój kontenera w porcie w Gdyni to koszt, który rośnie z każdą godziną po upływie bezpłatnych 5-7 dni wolnych od składowania. Często o blokadzie towaru decyduje jeden drobny błąd na fakturze lub brakujący numer EORI, którego nikt nie sprawdził przed wypłynięciem statku z Azji.
Rozbieżności w wadze netto i brutto powyżej 3%
W porcie Gdynia na terminalach BCT i GCT waga towaru jest świętością. Jeśli na Twoim dokumencie Bill of Lading (B/L) widnieje waga 12 450 kg, a podczas ważenia na bramie portowej system pokaże 12 870 kg, masz problem. Takie różnice, nawet jeśli wynikają tylko z ciężaru palet lub wilgotności opakowań, są dla celników sygnałem do rewizji fizycznej kontenera. W październiku 2024 roku widzieliśmy 14 takich przypadków, gdzie klienci musieli zapłacić za otwarcie kontenera i sprawdzenie zawartości.
Koszt takiej rewizji zaczyna się od 870 PLN, ale to nie wszystko. Najgorszy jest czas, bo na celnika czeka się czasem 2-3 dni robocze. W Tynaut sprawdzamy wagę na Packing List jeszcze zanim towar trafi na statek w porcie załadunku. Jeśli widzimy, że eksporter podał wagę 'około', od razu prosimy o korektę. Pamiętaj, że waga netto na fakturze musi idealnie pokrywać się z wagą na liście pakowym. Jedna pomyłka o 47 kg może wstrzymać transport wart setki tysięcy złotych.
Jedna pomyłka o 47 kg na fakturze może wstrzymać transport wart setki tysięcy złotych.
Błędny lub nieaktywny numer EORI
System celny PUESC nie wybacza literówek w numerze EORI. To unikalny identyfikator Twojej firmy w relacjach z cłem w całej Unii Europejskiej. Często spotykamy się z sytuacją, gdy importer podaje numer NIP, myśląc, że to wystarczy. Jeśli Twoja firma nie przeszła pełnej rejestracji EORI lub zmieniła adres siedziby i nie zaktualizowała go w systemie, dokumenty zostaną odrzucone w ciągu 14 minut od wysłania zgłoszenia. W zeszłym kwartale odblokowywaliśmy 9 takich kontenerów, które utknęły, bo ktoś zapomniał o aktualizacji danych po przeprowadzce biura.
Weryfikacja numeru EORI w bazie VIES i systemach celnych to u nas standard przed każdym zleceniem. Jeśli kupujesz towar z Chin po raz pierwszy, musisz mieć ten numer gotowy co najmniej tydzień przed dopłynięciem statku do Gdyni. Agent celny nie ruszy z odprawą, dopóki system nie 'zaświeci się' na zielono. Widzieliśmy sytuacje, w których brak aktywnego EORI kosztował importera 3 200 PLN dodatkowych opłat za magazynowanie kontenera na terminalu, bo rejestracja w urzędzie trwała dłużej niż zakładał.
Zbyt ogólne opisy towarów na fakturze
Wpisywanie na fakturze handlowej haseł typu 'części zamienne', 'elektronika' czy 'akcesoria' to proszenie się o kłopoty. Celnicy w Gdyni wymagają precyzji, która pozwala przypisać towar do konkretnego kodu TARIC. Jeśli sprowadzasz łożyska kulkowe do maszyn rolniczych, na dokumencie musi być napisane dokładnie to, a nie 'metal parts'. W listopadzie 2024 roku jeden z kontenerów stał 4 dni tylko dlatego, że opis na Packing List był zbyt krótki i celnik nie wiedział, czy towar podlega pod dodatkowe cło antydumpingowe.
Dla nas 'dokumenty bez lania wody' oznaczają, że opis musi być krótki, ale techniczny. Musi zawierać skład materiałowy i przeznaczenie. Przykładowo, zamiast 'tkanina', piszemy 'tkanina poliestrowa 99.3%, 150g/m2'. Dzięki temu agent celny w Warszawie może przygotować zgłoszenie w 35 minut, a towar przechodzi przez zielony kanał bez dodatkowych pytań. Sprawdzamy dokumenty dwa razy pod kątem taryfikacji, żeby uniknąć niespodzianek przy płaceniu cła i VAT-u.
Dla nas 'dokumenty bez lania wody' oznaczają, że opis musi być krótki, ale techniczny.
Niezgodność warunków Incoterms z kosztami na fakturze
To najtrudniejszy do wyłapania błąd dla kogoś, kto nie siedzi w spedycji na co dzień. Jeśli kupujesz towar na warunkach FOB (Free on Board), a na fakturze eksporter doliczył koszty frachtu morskiego, to dokument jest sprzeczny sam w sobie. Urząd Celny w Gdyni natychmiast to wychwyci i odrzuci zgłoszenie, żądając korekty faktury od dostawcy z Azji. Uzyskanie poprawionej faktury z Chin w środku nocy (ze względu na różnicę czasu) to strata kolejnych 12-24 godzin przetrzymywania kontenera.
W Tynaut pilnujemy, aby koszty transportu były jasno wydzielone lub uwzględnione zgodnie z wybraną regułą Incoterms 2020. W jednym z sierpniowych zleceń uratowaliśmy klienta przed nadpłatą 1 450 PLN cła tylko dlatego, że w porę zauważyliśmy błędnie doliczone ubezpieczenie na fakturze CIF. Prawidłowe oznaczenie warunków dostawy to nie tylko kwestia przejścia przez port, ale przede wszystkim realne pieniądze, które zostają w Twojej kieszeni zamiast trafiać do budżetu państwa w formie nienależnego podatku.
